Sehr geehrte Antragstellerin, sehr geehrter Antragsteller,
für die Bearbeitung Ihres Antrages ist es erforderlich, dass wir personenbezogene Daten von Ihnen erheben und verarbeiten, die für die Erfüllung unserer Aufgaben nach den jeweiligen Prüfungs-und Beurteilungsverfahren erforderlich sind und zu deren Erhebung und Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt in Art. 13 DSGVO Informationspflichten vor, denen wir hiermit nachkommen.
Name und Kontaktdaten der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Stelle:
Geschäftsstelle der Ethik-Kommission an der Medizinischen Fakultät der Eberhard-Karls-Universität und am Universitätsklinikum Tübingen (Ethik-Kommission Tübingen), Gartenstr. 47, 72074 Tübingen, Telefon: 07071/ 29-77661, E-Mail: ethik.kommission@med.uni-tuebingen.de
Als verantwortliche Stelle gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ergreift die Geschäftsstelle der Ethik-Kommission Tübingen alle gesetzlich erforderlichen Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Datenschutzbeauftragter des Universitätsklinikums Tübingen, Calwerstraße 7/4, 72076 Tübingen, Tel. 07071/ 29-87667, E-Mail: dsb@med.uni-tuebingen.de
Zwecke der Datenverarbeitung und berechtigte Interessen der Ethik-Kommission:
Im Zusammenhang mit Ihrem Antrag werden der Ethik-Kommission Ihre personenbezogenen Daten bereitgestellt (Direkterhebung). Die Ethik-Kommission erhebt und verarbeitet ausschließlich diejenigen Daten, die für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Rahmen der jeweiligen Prüfungs- und Bewertungsverfahren nach dem AMG i.V.m. der Verordnung (EU) Nr. 536/2014, dem MPG und der MPKPV, der RöV, der Strahlenschutz-VO und des Strahlenschutzgesetzes, des Transfusionsgesetzes oder der Berufsordnung für Ärztinnen und Ärzte in Baden-Württemberg (in der jeweils gültigen Fassung) erforderlich und notwendig sind. Zwar sind Sie nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen, ohne diese personenbezogenen Daten ist jedoch die Bearbeitung Ihres Antrages nicht möglich. Die Bereitstellung weitergehender personenbezogener Daten erfolgt auf freiwilliger Basis.
Soweit es für die Durchführung des Antragsverfahrens und die Erfüllung der Aufgaben der Kommission erforderlich ist, kann auch der Erhalt und die Erhebung personenbezogener Daten von Dritten, z.B. andere Ethik-Kommissionen, Bundesoberbehörden, Aufsichtsbehörden möglich und erforderlich sein (Dritterhebung).
Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden:
- Personendaten (Stammdaten), z.B. Name, Dienstanschrift
- Kommunikationsdaten, z.B. Telefon-/Faxnummer, Mobilfunk-Nr., Email-Adresse
- Daten zum beruflichen Werdegang und zur beruflichen Qualifikation
- Daten zur Rechnungsstellung/Zahlungsverkehr (z.B. Rechnungsanschrift, Bankdaten)
Die konkrete Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten hängt von der jeweiligen Aufgabenstellung der Ethik-Kommission ab.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung:
Die Ethik-Kommission erhebt und verarbeitet Ihre Daten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben auf der Grundlage der Bestimmungen der DSGVO (Art. 6 Abs. 1 lit. a, c, e) und des LDSG B-W (§ 4) in Verbindung mit den Vorschriften des Gesetzes zur Anpassung des Allgemeinen Datenschutzrechts und sonstiger Vorschriften an die Verordnung EU 2016/679 (vom 12.06.2018).
Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Erhebende Stelle ist die Geschäftsstelle der Ethik-Kommission Tübingen. Sie speichert sämtliche zur Erfüllung der o.g. Zwecke erforderlichen Daten in ihren IT-Systemen. Eine vollautomatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling gem. Art. 22 DSGVO wird von der Ethik-Kommission nicht genutzt bzw. angewendet.
Zugriff auf Ihre Daten erhalten innerhalb der Ethik-Kommission diejenigen, die sie zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben benötigen: Mitglieder der Ethik-Kommission, Mitarbeiter der Geschäfts¬stelle, Drittmittelabteilung des Universitätsklinikums (Rechnungslegung).
Außerhalb der Ethik-Kommission werden Daten an Dritte nur auf der Grundlage gesetzlicher Bestimmungen entsprechend einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung weitergegeben, z.B. an öffentliche Stellen und Institutionen, andere Ethik-Kommissionen, Bundesoberbehörden, Aufsichtsbehörden, oder - nach Einholung Ihrer Einwilligung - an externe Sachverständige.
Auftragsdatenverarbeitung
Die Auftragsdatenverarbeitung erfolgt durch die uhb Software GmbH, Chiemseering 1, 84427 St. Wolfgang durch deren Produkt „ethikpool”. Die Daten werden im Auftrag der Ethik-Kommission Tübingen gem. Art. 28 DSGVO verarbeitet. Eine entsprechende Vereinbarung zur auftragsweisen Verarbeitung liegt vor. Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit den Anforderungen der Verordnung – 2016/679 und gewährleistet den Schutz der Rechte der betroffenen Person.
Drittstaatsverkehr:
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittstaaten) findet nicht statt.
Dauer der Datenspeicherung:
Ihre personenbezogenen Daten werden bis zur Erfüllung der o.g. Zwecke unter Beachtung der gesetzlichen Pflichten verarbeitet und gespeichert. Danach werden diese Daten in der Regel gelöscht, ausnahmsweise ist die Weiterverarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich, z.B. zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten nach Vorschriften des HGB und der AO oder zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen gesetzlicher Verjährungsvorschriften (§§ 195ff. BGB).
Betroffenenrechte:
Sie als betroffene Person haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO (einschl. das Recht auf Erhalt einer unentgeltlichen Kopie nach Art. 12 Abs. 5 DSGVO), das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch (im Einzelfall) nach Art. 21 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit diesen vorgenannten Rechten keine gesetzlichen Vorgaben entgegenstehen (z.B. nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO oder §§ 8-11 LDSG B-W). Sofern Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, können Sie diese Einwilligungs¬erklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber der Ethik-Kommission widerrufen. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich an die oben angegebene verant¬wortliche Stelle.
Es besteht darüber hinaus nach Art. 77 DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 3 LDSG B-W ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Baden-Württemberg,
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Tel.: 0711/615541-0, FAX: 0711/615541-15, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Weitere Hinweise:
Datenschutzrechtliche Aspekte von Forschungsvorhaben werden durch die Ethik-Kommission grundsätzlich nur kursorisch geprüft. Die Bewertungen der Ethik-Kommission ersetzen mithin nicht die Konsultation des zuständigen betrieblichen oder behördlichen Datenschutzbeauftragten. Die Ethik-Kommission erhebt keine Einwände gegen eine Weitergabe dieser Informationen an Personen, die auf Ihrer Seite im Antragsverfahren und ggf. im Rahmen der Durchführung der Studie einbezogen werden (z.B. Sponsor, Leiter der klinischen Prüfung, Prüfer, an der Studie teilnehmende Ärzte (ärztliche Mitglieder der Prüfgruppe, Kostenträger).
Version 1.0 vom 24.02.2025
